Efektyvus užrašų rašymas verslo susitikimuose yra įgūdis, kurį reikia įsisavinti. Ir jei jūs esate žaidėjas verslo ar verslo pasaulyje, jūs, be abejo, turėsite įvaldyti šį įgūdį, nes jums reikės dalyvauti verslo susitikimuose, kur užrašų rašymas yra labai svarbus.
Nors galbūt turite sekretorių ar padėjėją, kuris už jus surašo verslo susitikimo užrašus, jie nedarys to paties, kai dalyvausite svarbioje verslo konferencijoje užsienyje arba ekspromtu vyksiančiame susitikime su klientu ar tiekėju už biuro ribų.
Net jei keletą kartų buvote užsirašę užrašus asmeniniam naudojimui, tai nereiškia, kad jums bus gera daryti verslo susitikimų užrašus. Taip yra todėl, kad užsirašinėjant verslo susitikimuose iš viso reikia kitokių įgūdžių. Pavyzdžiui, asmeniniuose užrašuose galite laisvai naudoti santrumpas ir santrumpas ar net piešinius, kuriuos galite suprasti tik jūs. Jūsų asmeniniai užrašai neturi atitikti modelio ar parodyti jokio atlygio kitam skaitytojui. Ir jie neturi būti tvarkingi, nes skirti tik jūsų naudojimui.
Tačiau verslo susitikimo užrašai tarnauja visiškai kitokiam tikslui, nes yra parašyti kitiems, ir yra istoriniai dokumentai, žymintys sprendimus ir veiksmus, priimtus ar aptartus verslo susitikime. Jei verslo susitikime reikėtų užsirašyti; Šie patarimai padės efektyviai juos naudoti.
10 efektyvių užrašų strategijų ir patarimų verslo susitikimams
1. Naudokite rašiklį ir popierių
Galbūt norėsite teigti, kad dabar esame planšetinių kompiuterių, nešiojamųjų kompiuterių ir PDA pasaulyje. Tiesa ta, kad rašiklio ir popieriaus naudojimas yra mažiau įkyrus, jums lengviau palaikyti akių kontaktą su kalbančiu asmeniu. Neskaitant sienos tarp jūsų ir kalbančio asmens, skaitmeniniai įrenginiai leidžia atrodyti, kad dirbate su kažkuo kitu ar kalbatės su kuo nors, net jei nesate. Ir dar lengviau atsiriboti naudojant šiuos įrenginius.
2. Sužinokite ir naudokite santrumpas
Ne, trumpinys nėra skirtas tik sekretoriams ir žurnalistams. Vis dar aktualu daryti užrašus verslo susitikimuose, ypač kai klausaisi greito pokalbio kalbėtojo. Manote, kad mokytis sutrumpintai nėra taip sunku. Tiesiog ieškokite žiniatinklyje naudingų ir tinkamų šaltinių ir per keletą mėnesių galėsite jį įsisavinti.
Jei neturite laiko mokytis sutrumpinimų, galite suformuluoti savo santrumpas ir mnemoniką, kuriuos naudosite darydami verslo susitikimo užrašus. Jūs galite laisvai atstovauti bet kam, kaip jums patinka; tiesiog įsitikinkite, kad jums tai prasminga.
3. Tiesiog pabrėžkite pagrindinius dalykus
Jei atsikratysite visko, jums nuobodu pasidaryti užrašus. Dalyvaudami verslo susitikime, klausykite visko, bet užsirašykite tik svarbius ir aktualius dalykus. Savaime suprantama, bet nereikia rašyti trumpo pokšto, nulaužto susitikimo metu.
- Paruoškite rašytinę ataskaitą iškart po susitikimo
Kaip minėta anksčiau, verslo pažyma naudojama kaip istorinis dokumentas ir nuoroda, tačiau tik tada, kai ji yra išsivysčiusi į išsamų rašinį. Jūs tikrai negalite tikėtis, kad įmonė išlaikys apytiksliai parašytą lapą, kurį rašėte susirinkimo metu. Turite paruošti tvarkingai parašytą ataskaitą, suprantamesnę ir suprantamą kiekvienam skaitytojui.
Pabandykite ataskaitą paruošti iškart po susitikimo, kol viskas dar šviežia. Ir net jei jūsų neprašoma pateikti oficialios ataskaitos, dokumentą galite naudoti savo asmeniniam archyvui arba kaip įrodymą tuo atveju, jei dėl diskusijos kiltų konfliktas.
- Klausykite atsargiai
Kai tik prasideda verslo susitikimas, prasideda dvigubas klausymo ir pastabų rašymo vaidmuo. Nors daryti abu kartu yra sunku ir, atrodo, nerealu, jei norite būti geresni, turėtumėte klausytis. Jei sugebate išklausyti kiekvieną svarbią detalę, nepraleisdami nė vienos, visada galite įtraukti tai, ką praleidote rašydami vėliau.
- Žinoti skirtumus tarp skirtingų teiginių tipų
Verslo susitikimo metu dalyviai diskutuodami naudoja įvairius teiginius. Tai apima nuomones, faktus, klausimus, pasiūlymus, spėliones, klausimus ir pan. Turite žinoti, kaip išsiaiškinti kiekvieną iš šių teiginių tipų, kad nesusimaišytumėte. Žinote, kad pranešdami apie pasiūlymą kaip faktą, tai gali būti painu.
- Laikykite trumpai ir paprastai
Nepaisant to, kaip surašote tai, kas paaiškėja per susitikimą, turite pateikti pakankamai aiškų savo galutinį pranešimą, kad jis būtų naudingas kitiems. Tuo tikslu įsitikinkite, kad jūsų kalba yra suprantama ir objektyvi.
- Įrašykite viską apie susitikimą
Kai užsirašinėjate dalykus verslo susitikime, nepamirškite pridėti visos reikalingos informacijos apie susitikimą; be diskusijų. Tai apima susitikimo tipą ( planinį ar ekstremalųjį susitikimą ), jo tikslą, posėdžio datą ir laiką, posėdžiui pakvietusio ar jam pirmininkavusio asmens vardą, pavarde dalyvaujančių asmenų vardus ir visą informaciją apie kitas susitikimas. Ši informacija padaro jūsų susitikimo užrašus išsamius. Jūs nenorite, kad žmonės pradėtų klausti, kas pasakė, kokia data buvo susitikimo data.
9. Būkite tikslūs : Privalote būti visiškai tikslūs pateikdami verslo susitikimo informaciją, nes jis taps patvirtintu oficialiu dokumentu.
10. Atsargiai patikrinkite
Nors jūsų tikslas yra pateikti tikslią informaciją apie verslo susitikimą, labai svarbu, kad jūsų užraše nebūtų tipografinių, gramatinių ir rašybos klaidų. Jei jūsų pastabose bus užpildytos šios klaidos, sugadinsite savo, kaip patikimos informacijos teikėjo, patikimumą.