Jums, kaip įmonės savininkui, verslo vadovui ar kitam įmonės suinteresuotam asmeniui, reikės reguliariai ar retkarčiais rengti valdybos posėdžius. Kadangi šie susitikimai skirti bendravimui grupėse ir dalijimuisi idėjomis tarp įmonės ar pramonės atstovų, turite suprasti, kaip efektyviai juos organizuoti, kad pasiektumėte šį tikslą.
Jei valdybos posėdis pavyksta, didžiausia dalis patikėjimo skiriama asmeniui, kuris pirmininkavo posėdžiui. Ir jei nepavyksta pasiekti savo tikslo, didžioji dalis kaltės tenka tam pačiam asmeniui. Vienintelis skirtumas tarp sėkmingo ir nesėkmingo susitikimo yra tai, kaip abu yra vykdomi. Ar norėtumėte surengti sėkmingus valdybos posėdžius, kurie pasieks savo tikslą ? Šie dešimt patarimų jums padės.
- 10 priežasčių, kodėl verslo susitikimai yra laiko švaistymas
10 galingų patarimų, kaip sėkmingai valdyti valdybos posėdį
1. Iš anksto nusistatykite tikslus ir paskirstykite darbotvarkę
Vienas iš paprasčiausių būdų švaistyti laiką susitikime yra reikalauti, kad dalyviai pateiktų idėjų ar pasiūlymų, ką jie pirmą kartą girdi tame susitikime. Vis dėlto ši klaida yra labai dažna.
Užuot švaistę brangų laiką susitikime, paversdami jį „protų šturmo“ sesija, galite sukurti susitikimo struktūrą ir iš anksto pranešti darbotvarkę pakviestiems dalyviams. Tokiu būdu jie būtų galvoję apie idėjas ir netgi tiksliai suderinę jas iki susitikimo datos. Tai padės sutaupyti daug laiko ir padės pasiekti daugiau per vieną susitikimą.
2. Prisiimkite atsakomybę per visą susitikimą
Geri susitikimai yra geros lyderystės produktai. Taigi, kontroliuoji susitikimą ir paaiškink dalyviams, kad ketini posėdį tarti aktualiai ir trumpai. Padėkite laikrodį, kur visi jį matys, kad parodytumėte savo kolegoms susirinkime, kad jūs tikrai vertinate jų laiką. Susitikimo metu įsitikinkite, kad jūsų diskusijos nenutrūksta nuo temos. Kiekvieną kartą taip atsitikus, atkreipkite grupės dėmesį į svarbius susirinkimo darbotvarkės klausimus.
3. Leiskite visiems prisidėti
Visų pirma susitikimo sušaukimo esmė yra užtikrinti abipusį bendravimą. Šiuo tikslu svarbu skatinti sąžiningą ir svarbų visų susirinkime dalyvavusiųjų indėlį. Kaip susitikimo vedėjas, galite lengvai suklysti, kai savo nuomonę dėvi ant savo rankovės, tačiau turite būti atsargūs, jei tai atsitiks, nes tai sužlugdo susitikimo tikslą. Venkite pagundos nedelsdami atmesti kitų žmonių indėlį - net tada, kai jie skamba maloniai ar kvailai.
4. Pabaikite susitikimą veiksmų planu
Vienas iš sėkmingo susitikimo bruožų yra veiksmų planas, kuriame išsamiai aprašomos įvairios strategijos, kurios turi būti įgyvendintos remiantis susirinkime priimtais sprendimais, už įgyvendinimą atsakingais asmenimis, įgyvendinimo data ir laikas bei laukiamais rezultatais. strategija.
5. Laikykite išsamų posėdžio protokolą
Labai svarbu, kad kas nors įrašytų protokolą ar vyktų susitikimas. Protokolas bus įrodymas, kad posėdis buvo surengtas, ir istorinė nuoroda, leidžianti išsiaiškinti visas abejones ar nesusipratimus, kurie gali kilti dėl posėdžio eigos.
6. Pašalinkite visus atitraukimus nuo renginio vietos
Nors tikimasi, kad visi posėdžio dalyviai pašalins bet kokius asmeninius blaškymus, pavyzdžiui, išmaniuosius telefonus ir planšetinius kompiuterius, lygiai taip pat tikimasi, kad jūs, kaip susitikimo vadovas, pašalinsite visus atitraukimo atvejus iš susitikimo vietos. Pvz., Jei susitikimas vyks jūsų įmonės paleidimo salėje, išjunkite LED televizorių, nes jūsų lankytojams būtų sunku į jį nežvelgti tam tikrais laiko tarpais posėdžio metu, jei jį palaikysite įjungtą.
7. Niekada niekam netrukdykite
Net jei esate pranašesnis už kitus susirinkimo dalyvius, visada turite atsispirti pagundai atsikirsti, kai jie kalba. Net jei visiškai nesutinkate su tuo, ką jie sako, arba manote, kad tai yra nesąmonė, leiskite jiems baigti prieš pradedant spręsti savo klausimus.
8. Skirkite kuo daugiau dėmesio
Kai vykdote susitikimą, visi nuolat kalba su jumis kalbėdami. Atidus jų klausymasis yra būdas pasakyti jiems, kad gerbiate jų nuomonę ir norite juos išklausyti. Tik keli dalykai gali erzinti kitus susitikimo metu, nei pašnibždėti savo išmanųjį telefoną, kai jie kalba. Tai siunčia signalus, kad jūs nevertinate jų nuomonės ir kad pats susitikimas jums nėra svarbus.
9. Tvarkykite konfliktus: Įprasta, kad konfliktai kyla valdybos posėdžiuose. Jei taip atsitiks bėgant susitikimui, kiek įmanoma stenkitės tai valdyti, niekam nepalikdami sunkių jausmų.
10. Pripažinkite ir padėkokite visiems esantiems
Pasibaigus valdybos posėdžiui, patvirtinkite, kad dalyvauja visi, ir padėkokite jiems už dalyvavimą posėdyje ir svarų indėlį. Pasakykite dalyviams, kad vertinate juos, tai motyvuos juos labiau įsitraukti į kitus susitikimus.