Remiantis tyrimais, apie 50 procentų darbuotojų mano, kad susitikimai yra didžiausias jų laiko švaistymas darbe ir vienas didžiausių našumo žudikų.
Čia nekalbame apie konferencijas, seminarus ir valdybos posėdžius, kurie paprastai būna gerai suplanuoti. Mes kalbame apie tuos vidaus darbuotojų susirinkimus, kurie paprastai trunka valandas, tačiau ne visada yra būtini.
Iš tikrųjų verslo susitikimai suteikia galimybę aptarti svarbius įmonės ir visos su tuo susijusius klausimus, tačiau šie susitikimai daro neigiamą poveikį tiek darbuotojų, tiek vadovų produktyvumui. Tai paaiškina, kodėl ekspertai rekomendavo atšaukti daugumą verslo susitikimų kaip būdą padidinti našumą. Štai 10 priežasčių, kodėl verslo susitikimai mažina produktyvumą:
10 priežasčių, kodėl verslo susitikimai nužudo produktyvumą
1. Verslo susitikimai eikvoja laiką
Kaip minėta anksčiau, dauguma verslo susitikimų užima didelę dalį darbuotojo darbo valandų, todėl jiems lieka labai mažai laiko svarbioms užduotims atlikti. Vadovams tai dar blogiau - daugiau nei pusė savo darbo laiko praleidžiama vieno ar kito susitikimo metu su darbuotojais ar trečiosiomis šalimis, tokiomis kaip klientai, tiekėjai ir verslo partneriai. Tiesą sakant, vienas iš šiuolaikinių įmonių vadovų bruožų yra tai, kad jie didžiąją laiko dalį praleidžia verslo susitikimuose.
2. Daugelis verslo susitikimų nesudaro veiksmų plano
Po susitikimo turėtų būti parengtas veiksmų planas, kuriame išdėstomi ir paaiškinami esminiai veiksmai, kurių reikia imtis. Deja, dauguma susitikimų baigiasi be tokio plano. Tai veda prie tolesnių susitikimų, kuriuose bus svarstomi klausimai, kurie kitu atveju turėjo būti daromi. Žinoma, kuo daugiau posėdžių dalyvauja darbuotojai ir vadovai, tuo produktyvesnį darbo laiką jie praranda.
3. Daugeliui verslo susitikimų nepasirengta
Daugelis verslo susitikimų yra sušaukiami tada, kai aišku, kad organizatorius nieko nerenka į susitikimus. Jie tiesiog nori apie ką nors kalbėti, pamiršdami tai, kad tai yra didžiulis brangaus laiko švaistymas. Neturint tvirto plano, kas bus aptariama susitikime ir per kiek laiko posėdis vyks, bus svarstomi nereikalingi klausimai ( o dar vienas posėdis planuojamas net dėl likusių lėšų ) ir nieko teigiamo nebus pasiekta.
4. Apžvelgiami paskutiniame posėdyje aptarti klausimai
Tai yra viena iš labiausiai paplitusių priežasčių, kodėl verslo susitikimai užima daugiau laiko nei įprasta. Ankstesniame posėdyje iškelti ar aptarti klausimai turėjo būti išplatinti ir perskaityti iš anksto. Tai vieną verslo susitikimą pavers tinkamu ankstesniojo tęsiniu, o ne švaistys ankstesnio kartojimą. Taigi iš savo posėdžio darbotvarkės visada išmeskite nesąmones „ Paskutinio susitikimo minučių skaitymas “.
5. Verslo susitikimai kartais išskaidomi į posėdžius
Kartais verslo susitikimas sužadins naujas diskusijas ir diskusijas. Nors yra visiškai normalu, kai tokios naujos idėjos ar klausimai iškyla susitikimo metu, leidimas jiems pakeisti susitikimo kryptį yra dažna klaida, dėl kurios pailgėja susitikimo laikas ir produktyvūs susitikimai. Kiekvieno susitikimo, kuris neduos gerų rezultatų, bus dar daugiau, kol bus pasiektas priimtinas tikslas.
6. Žmonės bendrauja verslo susitikimuose
Verslo susitikimai naikina produktyvumą, nes jie užtrunka ilgiau nei įprasta. Viena iš priežasčių, dėl kurios jie užtrunka ilgiau, yra nereikalingas dalyvių bendravimas. Žmonės klausia savo kolegų, ką jie padarė savaitgalį, kai tokius klausimus buvo galima užduoti per pietus.
7. Kai kurie susitikimų punktai kartojami dėl kvailų priežasčių
Kita priežastis, kodėl dauguma verslo susitikimų užima per daug laiko, yra nereikalingas kartojimas to, kas buvo aptarta, kad kažkas, kuris vaikščiojo posėdžio metu arba nedalyvavo paskutiniame posėdyje, suprastų, kur posėdis vyko. Tai subtilus būdas nepaisyti kitų žmonių laiko svarbos. Nesvarbu, koks svarbus asmuo verslui, turėtų būti alternatyvus būdas papasakoti jiems apie tai, ko jie praleido susitikime.
8. Dauguma susitikimų yra „protų šturmas“
Jei verslas turi pasiekti tam tikrą tikslą ir reikalinga darbuotojų ir vadovų idėja, kaip tą tikslą pasiekti, tai gali būti sušauktas verslo susitikimas. Vis dėlto, kai dauguma verslo organizatorių mano, kad yra neteisinga, yra susitikimas kaip kelias norint sugalvoti naujų idėjų. Tai visada užtruktų, ypač todėl, kad dauguma darbuotojų turi pasidomėti idėjomis vietoje - tam, kam jie nebuvo pasirengę. Geriausia, kai dienotvarkė turėjo būti perduota dalyviams, todėl kiekvienas ateina su savo idėjomis.
9. Technologijos prailgina daugumą susitikimų
Daugelį verslo susitikimų nepagrįstai ilgina poreikis taisyti projektorių, poreikis ieškoti žiniatinklyje tam tikros informacijos arba organizatoriaus poreikis priimti kvietimą. Visi šie dalykai prideda bendrą laiką, praleidžiamą verslo susitikimuose.
10. Daugelis verslo susitikimų rengiami informaciniais tikslais: Verslo susitikimai turėtų būti rengiami sprendimų priėmimo tikslais. Skaitydami nereikalingą informaciją iš „PowerPoint“ pristatymo ar pasakodami įmonės istoriją, eikvosite tik daug laiko.