Kaip sekti atsargas ir pardavimus smulkiajame versle

Didžioji dalis verslo, kuris ilgainiui išauga, pradėjo mažą, kaip ir „Apple®“ bei „Microsoft®“. Kai kurie jų prasidėjo nuo garažo ir ilgainiui išaugo į buities vardą visame pasaulyje. Tiesa ta, kad fantastiškos verslo idėjos turėjimas, įsipareigojimas, drausmė, atsidavimas ir dėmesys detalėms yra keletas pagrindinių požymių, dėl kurių mažas verslas tampa toks didelis.

Jei esate verslininkas, vykdantis mažą verslą ar užsiimantis mažmenine prekyba, vienas iš raktų, kurių jums prireiks, kad jūsų verslas augtų ir taptų labai pelningas, yra įdiegti procesą, kuris užtikrins efektyvų atsargų valdymą. Posakis, kad „mažmeninė prekyba yra detalė“, teisingai apibūdina veiksmingo atsargų valdymo požiūrio į mažą verslą sąvoką; jūs tiesiog turite atkreipti dėmesį į kiekvieną savo smulkaus verslo aspektą, jei norite, kad jis augtų.

Atsargų tvarkymo svarba smulkaus verslo savininkams

Niekas nenukreipia kliento į konkurentų rankas kaip netinkamas inventorius. Tuo pačiu metu niekas nenužudo grynųjų pinigų srautų ir galiausiai pelningumo, kaip perteklinės atsargos.

Jūs, kaip verslininkas, turite išlaikyti subalansuotą atsargų kiekį, kad neprarastumėte savo kliento, taip pat vengtumėte atsargų pertekliaus. Todėl jūs turite turėti labai patikimą atsargų valdymo sistemą. Čia yra keletas svarbių atsargų valdymo pranašumų.

a. Atsargų atsargų prevencija

Įsivaizduokite, kad jūsų artimiausioje maisto prekių parduotuvėje nuolat trūksta mėgstamo grūdų prekės ženklo, o tada išgirstate apie kitą parduotuvę, esančią labai toli, kurios beveik niekada nepraleidžia tas pats prekės ženklas. Žinoma, jūs pradėtumėte lankytis naujoje parduotuvėje, kad pasidomėtumėte savo mylimuoju grūdų prekės ženklu.

Ir galų gale, kadangi jums bus nepatogu pirkti maisto produktus dviejose skirtingose ​​parduotuvėse, turėsite pasirinkti vieną parduotuvę - ir tai, be abejo, bus parduotuvė, kurioje visada yra tai, ko jums reikia sandėlyje. Deja, artimiausia maisto prekių parduotuvė prarado klientą dėl prasto atsargų valdymo.

Jūs visada turite stengtis patenkinti savo klientų poreikius užtikrindami, kad jie visada galėtų naudotis jūsų produktais, o geriausias būdas tai padaryti yra tinkamas atsargų valdymas.

b. Venkite pertekliaus

Atsargų auginimas savaime yra problema. Kai sandėliuojate per didelę produkto dalį, yra tikimybė, kad negalėsite jų visų parduoti laiku, ir yra didelė tikimybė, kad kai kurie daiktai pasidarys blogi ar net pasens, todėl jūsų verslas patirs didžiulius nuostolius.

c. Sumažintos laikymo išlaidos: atsargų laikymo išlaidos yra labai susijusios su atsargų dydžiu. Jei laikysite tik reikiamą atsargų kiekį, jums nereikėtų per daug išleisti sandėliavimo, priežiūros, personalo ir visoms kitoms laikymo išlaidoms.

d. Vagystės ir vagystės sumažinimas

Kita su atsargų valdymu susijusi problema, kurios prevencija padeda tinkamas atsargų valdymas, yra vagysčių mažinimas. Visada yra nesąžiningų darbuotojų ar klientų, kurie bando „padėti sau“ naudodamiesi kai kuriais bendrovės produktais. Tinkamai tvarkydami ir stebėdami atsargas, galėsite lengvai nustatyti ir kontroliuoti tokias situacijas.

e. Apyvartinio kapitalo valdymas

Jums reikia apyvartinių lėšų, kad galėtumėte valdyti kiekvieną savo verslo aspektą. Tačiau kai sukaupiate per daug lėšų atsargų kaupimui, gali nukentėti kiti jūsų verslo aspektai, nes nepakaktų lėšų kitai veiklai vykdyti.

Atsargų valdymas padeda laikyti tik reikiamą atsargų kiekį. Tavo atsargos nebus per daug tokios, kad turėtum nusipirkti per daug apyvartinių lėšų. Ir to nebus per mažai, kad jūsų apyvartinis kapitalas nebūtų naudojamas efektyviai.

f. Tinkamos žaliavos

Atsargų valdymas yra dar svarbesnis gamintojams, nes jums niekada neleidžiama išeikvoti žaliavų. Jei jums pritrūktų žaliavų ar būtinų ingredientų gamybai, tai gali sukelti nuostolius, tokius kaip darbininkų darbo užmokesčio praradimas, laiko praradimas ir kiti tokie nuostoliai. Gamintojai naudoja atsargų valdymą siekdami užtikrinti, kad visada būtų tinkamas kiekis medžiagų.

g. Tiksli pelno apskaita

Atsargos yra verslo turtas atskirai. Rengdami savo finansinę ataskaitą turite nurodyti tikslią dabartinės atsargos vertę. Neturint tinkamo atsargų valdymo, kas būtų geriausiu atveju, yra numanoma ar net perdėta figūra. Tai taip pat automatiškai reiškia padidintą pelną ir netikslias finansines ataskaitas.

h. Pakartotinis užsakymas

Atsargų valdymas padeda žinoti, kada reikia užsisakyti nebeparduodamų prekių atsargas. Tai taip pat padeda išvengti vėlavimų per užsakymo procese. Kartais, kai jūs užsakote svarbias gamybos medžiagas, tiekėjas užtruktų laiko, kol apdoros jūsų užsakymą ir pristatys jums. Tinkamai tvarkydami atsargas, būtumėte supratę kiekvieno tiekėjo laiką ir galėtumėte iš anksto užsisakyti tinkamu laiku.

i. Sandėlio efektyvumas

Jei turite labai didelį sandėlį ar kelis sandėlius, tampa sunku žinoti, kuriame sandėlyje yra kokių prekių, ir tai sukelia nereikalingą gamybos proceso vilkinimą. Tinkamai tvarkant atsargas, tokias problemas galima pašalinti arba sumažinti iki minimumo. Tai taip pat padeda žymiai sumažinti sandėliavimo sąnaudas.

j. Galimų problemų nustatymas

Tinkamas atsargų valdymas leidžia lengviau nustatyti galimas gamybos problemas, susijusias su atsargų valdymu, taip pat leidžia greitai imtis veiksmų.

Nors atsargų stebėjimas nėra maloni užduotis, jis yra pagrindinis sėkmingo verslo valdymo aspektas. Turėdami gerą atsargų ir pardavimų stebėjimo sistemą, galėsite išsiaiškinti, kokių prekių turite sandėlyje, ką pardavėte, ką vis dar užsakote ir kada gausite užsakymus.

Naudodami tokią sistemą galite greitai atpažinti greitai parduodamus produktus, kuriuos jums reikia užsisakyti iš naujo, ir lėtai parduodamus produktus, kuriuos turite žymėti arba reklamuoti agresyviau. Be to, reguliariai ir veiksmingai stebėdami savo atsargas, galite išlaikyti atsargų atsargų kiekį, kurio nėra per daug ar per mažai.

Turėdami per daug atsargų, surinksite lėšas, kurias kitu atveju būtų galima panaudoti veiklos sąnaudoms ar kitiems svarbesniems tikslams. Kita vertus, turėdami per mažai atsargų, prarasite pajamas, nes neturite pakankamai produktų parduoti. Aptarę atsargų ir pardavimų stebėjimo svarbą, dabar aptarkime, kaip sekti atsargas ir pardavimus savo mažame versle. Yra daugybė būdų, kaip sekti atsargas, ir visi šie metodai skirstomi į dvi kategorijas: rankinį ir automatinį.

Du būdai, kaip sekti atsargas ir pardavimus

I. Rankinis metodas

Norėdami sekti atsargas rankiniu būdu, pradėkite skaičiuodami savo produktus ir nustatykite pradinę atsargą. Tada pirmiausia suskirstykite atsargas į kategorijas pagal produkto pavadinimą, tada pagal kitus specifinius gaminio atributus, tokius kaip spalva, dydis, panaudojimas, data arba stilius.

Pvz., Jei turite kvepalus kaip atsargas, norėsite juos suskirstyti pagal pavadinimą, tada pagal tai, ar jie skirti vyrams, ar moterims, ar abu, tada pagal dydį. Tai leidžia lengviau sekti tai, ko jums reikia, o ko nepardavote. Rūšiavę atsargų elementus į kategorijas, sukurkite skaičiuoklę „Microsoft Excel“, kad galėtumėte sekti atsargas ir pardavimus.

Tiesiog sukurkite kiekvieno produkto darbalapį ir nurodykite pradinį to produkto atsargų skaičių. Nuo to laiko koreguokite pradinį atsargų skaičių. Tai yra, atimkite iš kiekvieno registro kiekvieno produkto pardavimus ir įtraukite į jį naujus produktus. Atlikite tai bent kartą per savaitę, prireikus pakoreguodami atsargų sumą.

„Microsoft Excel“ pakaks, jei inventoriuje yra mažiau nei 10 skirtingų elementų. Tačiau jei jūsų inventoriuje yra daugiau nei 10 elementų, geresnis pasirinkimas yra sukurti atsargų duomenų bazę „Microsoft Access“. „Microsoft Access“ siūlo atsargų šablonus, kurie yra pusiau automatizuoti, patrauklesni ir lengviau naudojami. Ir jūs galite atsispausdinti patogias atsargų ataskaitas, kad galėtumėte sekti pardavimus, atsargų papildymus ir grąžinimus. Tačiau ji vis dar nėra tokia efektyvi kaip visiškai automatizuota sistema.

II. Automatizuotas metodas

Jei vykdote įmonę, kurios inventoriuje yra keli skirtingi elementai (pvz., Mažmeninės prekybos parduotuvėje), turėsite naudoti automatizuotą sistemą, nes rankinis inventorizacijos ir pardavimo stebėjimo metodas bus per daug sudėtingas, ar išvis veiksmingas.

Nors yra daug automatizuotų metodų, dažniausiai ir efektyviausias yra profesionalių atsargų valdymo programinės įrangos integravimas su brūkšninių kodų skaitytuvu ir registrais jūsų parduotuvėje. Kiekvienas produktas turi unikalų brūkšninį kodą, kuris nuskaitytas kasoje. Brūkšniniame kode yra kaina ir kita svarbi informacija apie prekę.

Kai brūkšninių kodų skaitytuvas aptinka ir užregistruoja parduodamą gaminį, jis automatiškai registruoja pardavimą ir iš viso parduotuvėje palikto vienetų skaičiaus atima tos prekės įsigytų vienetų skaičių. Tai bus padaryta per kelias sekundes.

Kitas metodas apima radijo dažnio identifikavimo naudojimą, pagal kurį kiekvienas atsargų elementas pažymimas plastikine etikete, kurioje yra programuojamas mikroschema ir maža antena. Etiketėse yra svarbios informacijos apie kiekvieną produktą ir jas gali perskaityti specialus rankinis skaitytuvas.

Nors ši parinktis yra brangesnė nei brūkšninių kodų naudojimas, ji turi daug privalumų. Žymes galima perskaityti iš didelio atstumo. Vienu metu galite perskaityti didžiulę žymėtų elementų krūvą, o informaciją apie etiketes galite nedelsdami atnaujinti, kai prekės yra perkeliamos iš vieno taško į kitą jūsų parduotuvėje. Ir įdomu tai, kad žymas galima nustatyti taip, kad jos sukeltų aliarmą, kai prekė išeina iš parduotuvės - taip išvengiama pažymėtų prekių vagystės.

Taigi, jei jūs parduodate daiktus, kurie yra labai brangūs, pavyzdžiui, papuošalus, jums geriau būtų pasirinkti šią parinktį. Net jei stebite pardavimus ir atsargas naudodami automatinę sistemą, bent kartą per metus atlikite rankinį patikrinimą, kad įsitikintumėte, jog nepraradote kai kurių atsargų elementų.

10 efektyvių atsargų valdymo patarimų smulkiajam verslui

Tiesa ta, kad jei netvarkysite tinkamo visų produktų ir paslaugų, susijusių su jūsų verslu, operacijų, jums greičiausiai teks kovoti dėl pelno, ir tai tikrai paveiks jūsų biudžetą. Tiesą sakant, prastas atsargų valdymas yra priežastis, dėl kurios įmonė bankrutuoja. Dabar leiskite mums greitai susipažinti su 10 efektyvių atsargų valdymo patarimų smulkiajam verslui:

1. Sukurkite specialų „Excel Spread Shit“ kasdieniam atsargų rinkimui

Vienas pagrindinių dalykų, kuriuos turite padaryti, kad užtikrintumėte efektyvų atsargų valdymą savo mažam verslui, yra sukurti specialų „Excel“ paskirstymo šūdelį, kurio atsargos būtų kaupiamos kasdien. Pavyzdžiui, jei jūs vadovaujate mamos ir pop verslui, o jūs negalite sau leisti pritaikytos programinės įrangos, galite atsispausdinti „excel spread“ šūdus ir atlikti rankinį atsargų kaupimą; knyga su kietu viršeliu netgi gali tarnauti tam pačiam tikslui.

2. Užtikrinkite, kad kiekviena prekė, patenkanti į jūsų sandėlį, būtų dokumentuojama skirtingų pareigūnų

Kitas patarimas, kuris garantuos efektyvų jūsų smulkiojo verslo atsargų valdymą, yra užtikrinti, kad kiekvieną jūsų sandėlyje ar parduotuvėje įvežamas prekes dokumentuotų skirtingi pareigūnai. Procesas yra paprastas, kai sunkvežimis atveža į jūsų sandėlį, sunkvežimio vairuotojas pristatys savo važtaraštį apsaugos darbuotojui prie vartų, apsaugos darbuotojas patvirtins ir paims savo atsargas, o tada sandėlio vadovas taip pat turėtų pasiimti savo atsargas atskirai nuo apsaugos darbuotojo.

4. Pasikonsultuokite su programinės įrangos kūrėjais, kad sukurtumėte pritaikytą jūsų verslo inventoriaus programinę įrangą

Yra pritaikyta inventorizacijos programinė įranga, užtikrinanti efektyvų atsargų valdymą; tai padės jums sukurti sąskaitas faktūras ir sugeneruoti kvitus už kiekvieną verslo operaciją. Tiesa ta, kad dauguma smulkaus verslo įmonių gali nesugebėti sumokėti programinės įrangos kūrėjui, kad padėtų jiems sukurti pritaikytą programinę įrangą savo verslui. Jei vis dėlto galite sau leisti pritaikyti savo verslui programinę įrangą, visomis priemonėmis darykite tai.

4. Vykdykite privalomą kvitų išdavimą už kiekvieną verslo operaciją

Kitas efektyvaus atsargų valdymo mažam verslui patarimas yra priversti išduoti kvitą už kiekvieną verslo operaciją. Iš tikrųjų madinga išduoti kvitus elektroniniu būdu. Tai padės jūsų verslo spragoms, kurios gali pašalinti jūsų verslą.

5. Skatinkite naudoti „POS“ aparatą, palyginti su grynaisiais

Jei norite įdiegti efektyvią atsargų valdymo struktūrą savo mažam verslui, turite skatinti grynųjų pinigų operaciją. „Point of Sale Machine“ (POS) naudojimas yra veiksmingas būdas sumažinti sukčiavimą mažose įmonėse. Naudodamiesi „POS“ aparatais, galite būti tikri, kad jūsų pardavinėjamos merginos / berniukai nepavogs jūsų pinigų.

6. Sukurkite centrinę duomenų bazės sistemą:

Turėtumėte sukurti centrinę duomenų bazių sistemą, ypač jei turite kelis pardavimo taškus. Centralizuota duomenų bazių sistema palengvins kiekvieno jūsų įmonės verslo operacijos lengvą sekimą realiuoju laiku. Tiesą sakant, jūs galite sėdėti savo biure ar namuose, kad galėtumėte stebėti savo verslo srautus, kai turėsite centralizuotą duomenų bazių sistemą.

7. Sukurkite savo pritaikytą stebėjimo sistemą

Yra įvairių stebėjimo sistemų, kurias galite įdiegti siekdami užtikrinti efektyvų atsargų valdymą savo mažam verslui. Galite sėdėti su savo komanda, kad nustatytumėte geriausią sekimo sistemą, kuri tiktų jūsų verslui. Bet jei vykdote krovinių ar taksi verslą, automobilių sekiklį galite įdiegti į visus savo sunkvežimius ir kabinas - tai lengviausias ir patogiausias būdas sekti atsargas tokiam verslui.

8. Sukurkite verslo procesą, kuris padės gauti atsiliepimų iš savo klientų

Kitas būdas veiksmingai valdyti atsargų valdymą jūsų mažam verslui yra sukurti verslo procesą, kuris padės gauti atsiliepimų iš savo klientų. Pavyzdžiui, kai kuriuose bankuose, įnešdami grynuosius pinigus, turėsite mesti savo kasininko kopiją į dėžę banko viduje, taip pat turėsite įvesti į apskaitos knygą informaciją apie savo operaciją. Galite naudoti šį atsargų stebėjimo modelį, jei jis tinka jūsų verslui.

9. Informuokite savo tiekėjus ir pardavėjus apie norimą ataskaitą iš jų

Kitas būdas užtikrinti efektyvų atsargų valdymą jūsų smulkiajam verslui yra palaikyti ryšį su tiekėjais ir pardavėju, kad būtų galima aptarti jūsų lūkesčius, susijusius su atsargomis. Galite susitarti su jais, kad du kartus per mėnesį, kas 6 mėnesius ar net per metus galite gauti informaciją apie visas su jais sudarytas operacijas. Tai būdas palyginti įrašus, kad būtumėte tikri, jog einate.

10. Pasamdykite atsargų konsultantą, kuris padėtų jums retkarčiais peržiūrėti savo atsargų struktūrą

Galiausiai vienas iš dalykų, kurį turite įdiegti, kad užtikrintumėte efektyvų atsargų valdymo stilių savo mažam verslui, yra samdyti atsargų konsultantą, kuris padėtų jums retkarčiais peržiūrėti savo atsargų ataskaitą ir struktūrą. Šis požiūris padės ištaisyti klaidas jūsų verslo procese.

Ten tu tai turi; 10 efektyvių atsargų valdymo patarimų smulkiajam verslui.


Populiarios Temos