Kai jūsų verslas turi priimti verslo svečius iš užsienio, turite parašyti verslo vizos kvietimo laišką. Šie lankytojai gali būti jūsų esami ar potencialūs pirkėjai, esami ar ketinantys investuotojai, prekybos parodų ar konferencijų lankytojai, užsienio partneriai ar agentai, darbuotojai iš užsienio ar asmenys, atvykstantys mokytis vietoje jūsų įmonės patalpose.
Jūsų kvietimo laiškas skirtas aiškiai perduoti vizito motyvus ir planuojamą veiklą. Pasibaigus vizitui, ji taip pat deklaruos pareiškėjo planus grįžti į savo šalį. Bet jūs turite nepamiršti, kad kvietimo laiškas tikrai negarantuoja, kad jūsų lankytojo verslo viza bus patvirtinta. Tačiau neparašius lankytojo vizos tikrai nebus atmestos, nes laiškas visada yra būtina verslo lankytojų sąlyga.
Jei jūsų įmonė kvies lankytoją verslo tikslais, jūs ar kitas jūsų įmonės atstovas turi parašyti lankytojo kvietimo laišką. Turėtumėte atsiųsti lankytojui du originalius laiško egzempliorius: vieną jiems pateikti pateikiant prašymą vizai gauti, o kitą pateikti atvykus į jūsų šalį.
Tai, ar gerai rengiate savo verslo vizos kvietimo laišką, gali iš esmės nulemti, ar jūsų lankytojo viza bus patvirtinta, ar ne ( nors vizų prašytojai atsižvelgs į kitus veiksnius, pavyzdžiui, ar pareiškėjas gali lankytis jūsų šalyje ). Taigi, jūs turite žinoti, kaip parašyti įtikinamus verslo kvietimo laiškus. Čia pateikiamos bendros verslo vizos kvietimo laiško rašymo rekomendacijos.
Kaip parašyti verslo vizos kvietimą - pavyzdinis šablonas
1. Adresas teisingas - jūsų verslo vizos kvietimo laiškas bus atmestas, jei jis bus adresuotas neteisingai. Daugelis ambasadų ar aukštų komisijų neatleis net rašybos klaidos nurodydami adresą, todėl turite ją teisingai suprasti. Prieš rašydami savo laišką, apsilankykite oficialioje savo šalies ambasados toje lankytojo šalyje tinklalapyje, kad gautumėte teisingą adresą, į kurį tokie laiškai turėtų būti nukreipti.
Be to, turite naudoti ir atitinkamą sveikinimą. Jei žinote konsulato, kuris gaus laišką, vardą, galite jį įtraukti. Bet jei nežinote tikėtino gavėjo vardo, užteks paprasto sveikinimo, pvz., „ Gerbiamas konsulinis pareigūnas “.
2. Nurodykite lankytojo vardą, pavardę ir pareigas: Turite aiškiai nurodyti lankytojo, prašančio vizito vizą, vardą, kaip jis atrodo pase. Norėdami išvengti klaidų, prieš rašydami laišką dar kartą pasitarkite su lankytoju. Atminkite, kad visi dokumentai turi būti nuoseklūs. Pvz., Jei lankytojo pavardė yra pirma visuose raštuose, pirmiausia parašykite savo pavardę laiške, kad išvengtumėte painiavos.
3. Nurodykite lankytojo poziciją ir kitą svarbią informaciją: Savo verslo vizos kvietime taip pat turėtumėte nurodyti lankytojo vardą, pavardę įmonės, kuriai jis atstovauja, pavadinimą, jo padėtį toje įmonėje ir ryšį su jūsų įmone.
Atsižvelgiant į gavėjo reikalavimus, gali tekti nurodyti lankytojo gimimo datą, miestą, gimimo šalį, paso numerį, šeimyninę padėtį ir kitus asmeninius duomenis. Bet kokiu atveju pateikite išsamius lankytojo kontaktinius duomenis, nes Konsulinė įstaiga gali norėti susisiekti su jais tiesiogiai dėl kai kurių apklausų.
4. Nurodykite vizito tikslą ir trukmę:: Jūsų verslo vizos kvietimo laiške taip pat turi būti nurodytas tikslas, kurį kviečiate lankytoją, taip pat tai, kiek laiko jis praleis jūsų šalyje prieš grįždamas į savo gimtąją šalį.
Taip pat turite pranešti apie lankytojo ketinimą išvykti iš savo šalies, kai tik bus pasiektas vizito tikslas. Norėdami įtikinti gavėją apie tai, turite paminėti visus lankytojo įsipareigojimus gimtojoje šalyje, kurie paskatins juos išvykti iškart, kai tik jie pasieks savo vizito tikslą.
5. Nurodykite, kas padengs išlaidas: Savo laiške taip pat turėtumėte nurodyti, ar jūs ar lankytojas padengsite lankytojo kelionės ir susijusias išlaidas. Jei ketinate padengti išlaidas, jūsų gali būti paprašyta pateikti lėšas, skirtas padengti išlaidas, pavyzdžiui, banko sąskaitos išrašą.
Įtraukus visą svarbią informaciją, paskutinėje pastraipoje nurodykite, kad su jumis bus susisiekta dėl bet kokių paaiškinimų. Įtraukite savo kontaktinę informaciją. Suapvalinkite savo laišką „ nuoširdžiai “ arba kitu priimtinu uždarymu; tada atlikite tai su savo parašu, vardu ir pareigomis jūsų atstovaujamoje įmonėje.
Dar kartą atminkite, kad kvietimo laiškas nėra būtinas dokumentas, tačiau jame pateikiami dokumentiniai įrodymai, patvirtinantys vizos išdavimo atvejį, ir tai gali palengvinti vizos pateikimo procesą.